پس از ارسال پیش‌فاکتور برای مشتری از طریق لینک، مشتری می‌تواند به‌صورت آنلاین آن را بررسی کرده و یکی از سه گزینه زیر را انتخاب کند:
- تأیید پیش‌فاکتور
- رد پیش‌فاکتور
- درخواست تغییر
گزینه‌های قابل انتخاب توسط مشتری
وقتی مشتری لینک پیش‌فاکتور را باز میکند، در ابتدای صفحه، سه گزینه برای پاسخ‌دهی در اختیار دارد:
۱. تأیید پیش‌فاکتور
اگر کالا، قیمت و شرایط فاکتور مورد تأیید مشتری باشد، با انتخاب این گزینه، وضعیت فاکتور به پذیرفته شده تغییر میکند.
۲. رد پیش‌فاکتور
در صورت عدم تمایل به خرید، مشتری می‌تواند گزینه رد کردن را انتخاب کند. و وضعیت فاکتور به حالت رد شده تغییر میکند.
۳. درخواست تغییر
اگر مشتری بخواهد در مورد فاکتور اصلاحی اعمال شود (مثلاً تغییر قیمت، حذف یا اضافه‌کردن محصولات، ویرایش شرایط پرداخت و…) می‌تواند گزینه درخواست تغییر را انتخاب کند و توضیح موردنظر را بنویسد. این درخواست برای فروشنده ارسال می‌شود.
اطلاع‌رسانی و وضعیت‌ها برای فروشنده
پس از اقدام مشتری:
- فروشنده یک نوتیفیکیشن دریافت میکند.
- در لیست پیش‌فاکتورها، وضعیت مربوط به هر فاکتور به‌وضوح نمایش داده می‌شود:
- پذیرفته شده
- رد شده
- درخواست تغییر
با باز کردن پیش‌فاکتور، در صورتی که وضعیت آن پذیرفته شده باشد، دکمه «تبدیل به فاکتور» در پایین سمت چپ صفحه فعال خواهد بود.
علامت‌گذاری دستی وضعیت پیش‌فاکتور توسط فروشنده
در صورتی که فروشنده پیش‌فاکتور را به صورت دستی ارسال کرده یا مشتری به هر دلیل از طریق لینک اقدام نکرده باشد، همچنان می‌تواند وضعیت آن را به‌صورت دستی تعیین کند.
برای این کار:
- وارد پیش‌فاکتور موردنظر شوید.
- روی سه‌نقطه بالا سمت چپ بزنید.
- گزینه‌های زیر را مشاهده می‌کنید:
- علامت‌گذاری به‌عنوان پذیرفته شده
- علامت‌گذاری به‌عنوان رد شده
- علامت‌گذاری به‌عنوان در انتظار پاسخ
این امکان زمانی کاربردی است که مشتری از طریق تماس تلفنی، پیام یا مراجعه حضوری نظرش را اعلام کرده باشد و فروشنده بخواهد وضعیت سیستم را مطابق با واقعیت به‌روز کند.
برگشت به حالت «در انتظار»
در صورتی که فروشنده پس از ویرایش پیش‌فاکتور بخواهد مجدداً آن را برای مشتری ارسال کند، می‌تواند وضعیت را به «در انتظار پاسخ» بازگرداند.
مشتری با دریافت لینک جدید یا مشاهده مجدد لینک قبلی، می‌تواند مجدداً یکی از گزینه‌های تایید، رد یا درخواست تغییر را انتخاب کند.
نکات تکمیلی
- وضعیت پیش‌فاکتور در گزارش‌ها و لیست‌ها نمایش داده می‌شود.
- درخواست‌های تغییر ثبت‌شده از طرف مشتری، در همان صفحه پیش‌فاکتور قابل مشاهده هستند.
