ارسال فاکتور برای مشتری
در فوربیکس، پس از ایجاد هر فاکتور، می‌توانید آن را برای مشتری ارسال کرده یا به‌صورت فایل ذخیره کنید. همچنین قبل از ارسال، امکان انتخاب قالب مناسب برای فاکتور وجود دارد تا اطلاعات نمایش‌داده‌شده دقیقاً مطابق با نیاز کسب‌وکار شما تنظیم شود.
دسترسی به گزینه‌های اشتراک‌گذاری
- وارد اپ شوید و از نوار پایین به بخش «فاکتورها» بروید.
- فاکتور مورد نظر را از لیست انتخاب کنید تا وارد صفحه جزئیات فاکتور شوید.
- در این صفحه، دکمه «اشتراک‌گذاری» یکی ازعملیات اصلی در نوار پایین است. با کلیک روی این دکمه، چهار گزینه برای شما نمایش داده می‌شود:
گزینه اول: تنظیمات قالب فاکتور
- با انتخاب گزینه تنظیمات (آیکون اول از سمت چپ) وارد بخش تنظیم قالب فاکتور می‌شوید.
- می‌توانید یکی از قالب‌های نمایشی فاکتور را انتخاب کنید.
- هر قالب، طراحی متفاوت و نمایش اطلاعات خاص خود را دارد (مثلاً ممکن است برخی قالب‌ها همه اطلاعات کسب‌وکار را شامل شود یا فقط اطلاعات کلیدی را نمایش دهند).
-
قالب رسمی شامل اطلاعات کامل مثل:
- نام کسب‌وکار
- شماره اقتصادی
- شماره ثبت
- آدرس و کد پستی
- مهر و امضا
- و…
است، و مناسب استفاده در امور رسمی و مالیاتی است.
توجه: اگر برای مشتری یا مرجع رسمی ارسال می‌کنید، انتخاب قالب رسمی توصیه می‌شود.
پس از انتخاب قالب، می‌توانید پیش‌نمایش آن را در همان صفحه ببینید و در صورت نیاز، به گزینه‌های دیگر برگردید.
گزینه دوم: ارسال لینک فاکتور
- با انتخاب گزینه «ارسال لینک» یک لینک اختصاصی برای فاکتور تولید می‌شود.
- این لینک را می‌توانید از طریق واتساپ، پیامک، ایمیل یا هر ابزار دیگری برای مشتری ارسال کنید.
- اگر فاکتور شما دارای درگاه پرداخت فعال باشد (شخصی یا اشتراکی)، مشتری می‌تواند با کلیک روی لینک:
- فاکتور را مشاهده کند
- پرداخت آنلاین انجام دهد
- پس از پرداخت، وضعیت فاکتور به‌صورت خودکار در سیستم تغییر میکند
- سند دریافت نیز به صورت خودکار ثبت شود
گزینه سوم: ارسال تصویر
- این گزینه یک تصویر از فاکتور ایجاد میکند (با قالب انتخاب‌شده)
- مناسب برای ارسال سریع در پیام‌رسان‌هایی مثل واتساپ یا تلگرام
- خواناتر و سریع‌تر برای کاربرانی که با فایل PDF یا لینک‌ها راحت نیستند
گزینه چهارم: ارسال PDF
- با انتخاب این گزینه، فایل PDF استاندارد از فاکتور تولید می‌شود.
- فایل را می‌توانید برای مشتری ارسال یا ذخیره کنید (مثلاً برای چاپ یا ارسال ایمیل).
نکات مهم
- قالب انتخاب‌شده بر شکل نهایی PDF، تصویر و لینک فاکتور تأثیر می‌گذارد.
- تنظیمات انتخاب‌شده برای قالب، روی همه فاکتورها اعمال می‌شود و برای فاکتورهای بعدی قابل تغییر مجدد است.
- امکان مشاهده نسخه ارسال‌شده و پیگیری پرداخت‌های انجام‌شده از طریق گزارش فاکتورها وجود دارد.
