ثبت پرداخت روی فاکتورها
در فوربیکس، ثبت پرداخت روی فاکتور فروش یا خرید، یکی از مهم‌ترین مراحل تکمیل فرآیند فروش یا تأمین کالا است. ثبت پرداخت، موجب تسویه فاکتور، ثبت سند مالی و تکمیل گردش حساب‌ها می‌شود.
مرحله اول: پیدا کردن فاکتور مورد نظر
برای ثبت پرداخت، ابتدا باید فاکتور مربوطه را از لیست فاکتورها پیدا کنید. برای این کار امکانات متنوعی در دسترس است:
ابزارهای جستجو و فیلتر
- جستجو با نام مشتری یا شماره فاکتور
- فیلتر بر اساس تاریخ ایجاد یا سررسید
- فیلتر وضعیت فاکتور (پرداخت‌نشده، پرداخت‌شده، مرجوعی و…)
- فیلتر فاکتورهای برگشتی از فروش
در صورتی که دیگر نیازی به فیلترها ندارید، از گزینه «حذف فیلترها» در بالا سمت چپ استفاده کنید.
تغییر نحوه نمایش
می‌توانید نحوه چیدمان و نمایش فاکتورها را بر اساس وضعیت یا ترتیب زمانی تغییر دهید.
مشاهده و مدیریت فاکتورها در لیست
در لیست فاکتورها، وضعیت هر فاکتور با برچسب مشخص نمایش داده می‌شود. برای ساده‌سازی نمایش:
- می‌توانید فاکتورهای خاصی را آرشیو کنید.
- فاکتورهای آرشیوشده دیگر در لیست اصلی نمایش داده نمی‌شوند و هیچ عملیاتی روی آنها قابل انجام نیست، مگر اینکه از آرشیو خارج شوند.
- برای مشاهده فاکتورهای آرشیوشده، از آیکون پوشه بالا سمت چپ استفاده کنید.
مرحله دوم: ثبت پرداخت روی فاکتور
پس از ورود به فاکتور موردنظر، از دکمه «ثبت پرداخت» که در پایین صفحه قرار دارد استفاده کنید.
اطلاعات مورد نیاز برای ثبت پرداخت:
-
مبلغ پرداختی: نمی‌توان مبلغی بیشتر از مبلغ فاکتور وارد کرد.
- برای ثبت پرداخت بیشتر باید فاکتور را ویرایش کنید یا سند درآمد جدیدی ثبت کنید.
- تاریخ پرداخت: تاریخی که مبلغ از مشتری یا به تأمین‌کننده دریافت/پرداخت شده.
- روش پرداخت: از بین روش‌های تعریف‌شده در تنظیمات انتخاب می‌شود (مانند کارت، شبا، حساب بانکی و…).
- صندوق دریافت: محل دریافت وجه که در کدینگ حسابداری تعریف شده ،باید از تنظیمات حسابداری تغییر کند، انتخاب شود.
- افزودن پیوست یا رسید پرداخت (اختیاری)
برای تعریف روش‌های پرداخت و صندوق‌ها، به آموزش‌های بخش حسابداری، کدینگ مراجعه کنید.
نکات مهم درباره ثبت پرداخت
- ثبت پرداخت فاکتور را غیرقابل ویرایش یا حذف می‌کند. برای اعمال تغییرات، ابتدا باید سند پرداخت حذف شود.
- پس از ثبت پرداخت:
- سند حسابداری دریافت یا پرداخت به‌صورت خودکار ثبت می‌شود.
- فاکتور به‌عنوان تسویه‌شده در گزارش‌ها نمایش داده می‌شود.
سایر عملیات روی فاکتور
از منوی سه‌نقطه بالا سمت چپ در صفحه فاکتور، امکانات زیر نیز در دسترس است:
- ثبت ارسال مرسوله: ایجاد یادداشت ارسال برای کالاهای فروخته‌شده
- ثبت مرجوعی: ثبت برگشت از فروش با ذکر دلیل و تعداد محصولات
- ایجاد کپی: ساخت فاکتور جدید بر پایه اطلاعات همین فاکتور با امکان ویرایش سریع
ثبت پرداخت در فاکتور خرید
فرایند مشابه فاکتور فروش است:
- وارد فاکتور خرید شوید.
- گزینه «ثبت پرداخت» را بزنید.
- اطلاعات پرداخت (مبلغ، تاریخ، روش پرداخت، حساب برداشت‌شده) را وارد کنید.
- سند پرداخت به‌صورت خودکار ثبت می‌شود.
ویرایش فاکتور پس از ثبت پرداخت
- در صورتی که پرداخت ثبت شده باشد، فاکتور قابل ویرایش یا حذف نیست.
- برای ویرایش، ابتدا باید سند پرداخت حذف شود.
- در فاکتورهایی که مرجوعی ثبت شده‌اند نیز امکان ویرایش یا ثبت پرداخت جدید وجود ندارد.
