شماره فاکتور و شماره مرجع
برای هر سند ثبت شده در فوربیکس، یک شماره یکتا به صورت خودکار و سیستمی اختصاص داده می‌شود. این شماره‌ها قابل پیگیری در اسناد حسابداری هستند و به کاربران کمک می‌کنند تا هر سند را به‌سادگی بازیابی و مدیریت کنند.
ساختار شماره‌گذاری خودکار
هر سند، دارای پیشوند مشخص است که نوع آن را نشان می‌دهد. این پیشوندها عبارتند از:
| نوع سند | پیشوند شماره |
| فاکتور فروش | INV |
| پیش‌فاکتور | EST |
| سند هزینه | EXP |
| سند درآمد | INC |
| یادداشت ارسال (مرسوله) | DLVY |
شماره پس از پیشوند به صورت افزایشی و یکتا برای هر نوع سند تولید می‌شود. این شماره‌ها در اسناد حسابداری نیز به‌عنوان شماره مرجع ثبت می‌شوند و امکان پیگیری کامل را فراهم می‌کنند.
تجربه بهتر در ثبت فاکتور
در مرحله‌ی «ایجاد فاکتور جدید»، شماره فاکتور به‌طور پشت‌صحنه و سیستمی ثبت می‌شود، اما برای راحتی کاربر، در اولین مرحله به‌جای نمایش شماره فاکتور، تمرکز روی اطلاعات مهم‌تری مثل مشتری، محصول، و جزئیات فاکتور گذاشته شده است.
به این ترتیب، کاربر درگیر تنظیم اعداد نمی‌شود و می‌تواند بدون سردرگمی ثبت فاکتور را آغاز کند.
مشاهده و ویرایش شماره فاکتور
پس از زدن دکمه ذخیره فاکتور، در صفحه‌ی مربوط به فاکتور:
- شماره فاکتور قابل مشاهده است.
- کاربر می‌تواند این شماره را ویرایش کند (در صورت نیاز برای هماهنگی با شماره‌گذاری داخلی.)
- همچنین می‌تواند شماره مرجع وارد کند.
شماره مرجع چیست؟
شماره مرجع، یک شناسه‌ی اختیاری است که توسط کاربر برای ارجاع به اسناد یا مکاتبات دیگر استفاده می‌شود. برای مثال:
- ارجاع به نامه یا قرارداد مرتبط
- ارجاع به فاکتور برگشتی
- ارجاع به سند دستی در سیستم دیگر
این شماره در کنار شماره فاکتور نمایش داده می‌شود و به پیگیری‌های بین‌سازمانی یا داخلی کمک می‌کند.
نکات کلیدی
- شماره‌های سیستم به‌صورت خودکار و غیرتکراری تعیین می‌شوند.
- کاربران حرفه‌ای می‌توانند شماره‌گذاری خاص خود را هم وارد یا تنظیم کنند.
- تمامی شماره‌ها در گزارش‌ها، اسناد حسابداری، فایل‌های خروجی PDF و لیست‌ها قابل مشاهده هستند.
- رعایت ترتیب و ساختار شماره‌ها برای پیگیری مالی و حسابرسی بسیار مهم است.
