نحوه ثبت فاکتور فروش

هدف از ثبت فاکتور فروش، ثبت فروش قطعی کالا یا خدمات به مشتری به همراه کاهش موجودی، ایجاد سند مالی، و پیگیری وضعیت تسویه است.

فاکتور فروش چیست؟

فاکتور فروش، سندی رسمی و قطعی است که فروش کالا یا خدمات را به مشتری ثبت می‌کند. این سند برخلاف پیش‌فاکتور، بر موجودی انبار، وضعیت مالی مشتری و گزارش‌های حسابداری اثر مستقیم دارد. پس از ثبت فاکتور فروش:

• از موجودی کالا کم می‌شود
• در صورت پرداخت، ثبت دریافت انجام می‌شود
• سند حسابداری مربوطه به‌طور خودکار ساخته می‌شود

مرحله اول: ورود به بخش فاکتور فروش

1. وارد اپلیکیشن شوید.
2. از نوار پایین، وارد بخش «فاکتورها» شوید.
3. از گزینه‌های بالا، بخش «فاکتورهای فروش» را انتخاب کنید.
4. روی دکمه «ایجاد فاکتور فروش» بزنید.

مرحله دوم: افزودن کالا یا خدمات

1. روی دکمه «افزودن محصول از لیست» بزنید.
2. کالا یا خدمت موردنظر را از لیست انتخاب کنید.
3. تعداد، قیمت واحد و سایر اطلاعات را وارد کنید.
4. اگر محصول جدیدی دارید، روی گزینه «ایجاد محصول جدید» یا مربع مشکی پایین چپ کلیک کنید تا فوراً محصول را تعریف و استفاده کنید.
5. می‌توانید چند محصول را به‌صورت پشت‌سرهم اضافه کنید.
6. میتوانید تخفیف ثابت یا درصدی، برای هر محصول وارد کنید.
7. مالیاتبه‌صورت خودکار از تنظیمات محصول اعمال می‌شود، اما قابل ویرایش است.

مرحله سوم: انتخاب مشتری

1. در فیلد مشتری، نام مشتری مورد نظر را از لیست انتخاب کنید.
2. اگر مشتری جدید است، روی گزینه «افزودن مشتری جدید» بزنید و اطلاعات مورد نیاز (نام، شماره تماس و…) را وارد کنید.

مرحله چهارم: اعمال تخفیف کل فاکتور و هزینه حمل

در فاکتور، می‌توانید موارد زیر را وارد کنید:            

• تخفیف: به صورت ثابت یا درصدی برای کل فاکتور
• هزینه حمل: عددی ثابت که به مبلغ نهایی فاکتور اضافه می‌شود

مرحله پنجم: تاریخ فاکتور و سررسید پرداخت

• می‌توانید تاریخ صدور فاکتور و تاریخ سررسید پرداخت را تعیین کنید.
• این تاریخ‌ها در رسید فاکتور مشتری نمایش داده می‌شوند و به شما در پیگیری بدهی‌ها کمک می‌کنند.

مرحله ششم: توضیحات و پیوست

• اگر توضیحاتی درباره فاکتور برای مشتری دارید، می‌توانید آن‌ها را در بخش “شرایط و ضوابط” وارد کنید.
• اگر توضیحاتی مربوط به شیوه های پرداخت دارید که مشتری پیش از پرداخت باید مطلع باشد از طریق “توضیحات بخش پرداخت” آن را وارد کنید.
• همچنین در مرحله بعدی، امکان بارگذاری فایل تصویری یا ضمیمه مربوط به فاکتور وجود دارد.

مرحله هفتم: روش‌های دریافت وجه

در این مرحله میتوانید روش دریافت وجه تعریف کنید و یا روش های دریافت وجه قبلی را انتخاب کنید که در این فاکتور نمایش داده شوند.

مرحله هشتم: ارسال فاکتور برای مشتری و ثبت پرداخت

• می‌توانید فاکتور را به‌صورت تصویر، PDF یا لینک آنلاین از طریق واتساپ، پیامک یا ایمیل برای مشتری ارسال کنید.
• لینک فاکتور قابلیت پرداخت آنلاین (در صورت اتصال به درگاه) و ثبت اسناد پرداخت به صورت خودکار را دارد.
• می‌توانید وضعیت فاکتور را مشاهده کرده و فایل آن را ذخیره کند.
• در صورتی که میخواستید پزداخت مشتری را ثبت کنید، از طریق ثبت پرداخت میتوانید مبلغ مورد نظر را وارد کنید.

نکات مهم

• با ثبت فاکتور فروش، به صورت خودکار مقدار کالا از موجودی کسر می‌شود.
• در صورت ثبت پرداخت، سند مالی دریافت نیز ثبت می‌شود.
• تمام فاکتورهای فروش بر گزارش‌های مشتریان، فروش، گردش حساب و سود و زیان موثرند.
• فاکتور ثبت‌شده قابل ویرایش یا حذف است. در صورتی که نیاز به این موارد دارید از طریق سه نقطه بالا چپ اقدام کنید.
• در صورتی که روی فاکتور ثبت پرداخت و ارسال داشته باشید، فاکتور تنها با حذف پرداخت ها و مرجوعی محصولات قابل ویرایش یا حذف خواهد بود.