هدف از ثبت یادداشت ارسال، مستندسازی ارسال کالا برای هر فاکتور فروش است؛ شامل انتخاب کالا، تاریخ ارسال، مشخصات حمل و امکان اشتراک‌گذاری برای مشتری.
یادداشت ارسال چیست؟
یادداشت ارسال، گزارشی است که پس از ثبت عملیات ارسال کالا برای یک فاکتور فروش ایجاد می‌شود. این گزارش از درون فاکتور ایجاد می‌شود و شامل اطلاعات کامل کالاهای ارسالی، تاریخ، روش ارسال و دریافت‌کننده است.
یادداشت ارسال هیچ تأثیری بر حساب‌ها یا موجودی ندارد و صرفاً برای ثبت عملیات تحویل کالا و اطلاع‌رسانی به مشتری است.
بخش اول: ثبت ارسال کالا از داخل فاکتور فروش
مراحل ثبت ارسال:
- وارد اپ شوید و از نوار پایین، به بخش «فاکتورها» بروید.
- فاکتور مورد نظر را از لیست فاکتورهای فروش انتخاب کنید.
- روی سه‌نقطه بالای صفحه سمت چپ کلیک کنید.
- گزینه «ثبت ارسال» را انتخاب کنید.
مرحله اول: انتخاب محصولات برای ارسال
- لیستی از کالاهای داخل فاکتور نمایش داده می‌شود.
- می‌توانید تکی یا همگی را انتخاب کنید:
- برای انتخاب همه، از دکمه «انتخاب همه» بالای صفحه استفاده کنید.
- برای هر ردیف، تعداد مورد نظر برای ارسال را مشخص کنید.
مرحله دوم: وارد کردن اطلاعات ارسال
پس از انتخاب کالاها، وارد مرحله ثبت اطلاعات تکمیلی می‌شوید:
- تاریخ ارسال: می‌توانید تاریخ را به‌صورت دستی وارد کنید یا از دکمه “امروز” استفاده نمایید.
- شرکت حمل و نقل (اختیاری)
- روش ارسال (اختیاری؛ مانند پیک، پست، تیپاکس و…)
- وزن کل مرسوله (اختیاری)
- کد رهگیری مرسوله (اختیاری)
- توضیحات مربوط به ارسال کلی مرسوله (اختیاری)
- توضیحات کالاهای تحویل‌شده (اختیاری)
- پیوست تصویر: در صورت نیاز می‌توانید عکس مرسوله یا رسید حمل را آپلود کنید.
پس از تکمیل این مرحله، یادداشت ارسال به‌صورت خودکار ذخیره می‌شود.
توجه: پس از ثبت، یادداشت ارسال قابل ویرایش یا حذف نیست. فقط ثبت می‌شود و امکان بازنویسی یا تغییر ندارد.
بخش دوم: مشاهده یادداشت‌های ارسال
یادداشت‌هایی که ثبت شده‌اند، از بخش «یادداشت ارسال» در فاکتورها قابل مشاهده هستند:
اطلاعات قابل نمایش در لیست یادداشت‌های ارسال:
- نام مشتری دریافت‌کننده
- تاریخ ارسال
- کالاهای ارسال‌شده
- تعداد ارسال‌شده از هر کالا
- مبلغ مرتبط با کالاهای ارسالی
- اطلاعات واردشده مانند شرکت حمل‌ونقل، کد رهگیری و…
- تصویر یا فایل‌های پیوست‌شده
اشتراک‌گذاری یادداشت ارسال
می‌توانید از هر یادداشت ارسال، نسخه قابل اشتراک تهیه کرده و برای مشتری ارسال کنید (مثلاً در واتساپ، پیامک و…).
این قابلیت برای پیگیری ارسال توسط مشتری یا ارجاع داخلی بین تیم‌ها بسیار مفید است.
نکات مهم
- یادداشت ارسال فقط یک‌بار و از درون فاکتور فروش قابل ثبت است.
- امکان ثبت جداگانه یا مستقل ندارد.
- بعد از ثبت، قابل ویرایش یا حذف نیست.
- برای هر فاکتور، می‌توانید چند یادداشت ارسال ثبت کنید (در صورت ارسال مرحله‌ای).
- این بخش برای مدیریت حرفه‌ای ارسال‌ها، مستندسازی و افزایش رضایت مشتری طراحی شده است.
